Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем образец графика отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Надо ли учитывать пожелания работников
Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.
Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.
Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).
Разделение отпуска на части
В Трудовом кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору.
А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?
Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.
Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.
Кто подписывает график отпусков?
Подпись в локальном документе ставит:
-
руководитель отдела кадров;
-
если в компании или у ИП в принципе нет отдела кадров, то подпись на документе ставит специально уполномоченный работник.
Далее график отпусков утверждается руководителем или его заместителем (при наличии полномочий). Сделать это можно 3 способами:
-
заполнить верхнюю часть графика отпусков с грифом «Утверждаю» или «Утверждено»;
-
выпустить отдельный приказ, утверждающий календарь оплаичваемого отдыха сотрудников;
-
поставить подпись на графике отпусков и издать отдельный приказ об этом.
Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:
- Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
- Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
- Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
- При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
- После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.
В каком случае вносятся изменения в график
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:
- Если у работника наступает период нетрудоспособности.
- В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.
Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.
График отпусков на 2023 год: образец
Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
График должен содержать:
- наименование предприятия (ФИО ИП);
- подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
- название документа, его номер и дату составления;
- наименование структурных подразделений предприятия;
- наименование должностей работников;
- Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
- сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
- графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.
Как составляется график отпусков для вновь принятых работников
Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:
- оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
- не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.
Как внести изменения в график отпусков?
В соответствии со ст.123, 124 ТК РФ возможны случаи переноса ежегодного оплачиваемого отпуска по ряду причин:
| Причина переноса отпуска | Что делать? |
| Желание работника | Работнику необходимо написать заявление с указанием причин переноса ежегодного отпуска и желаемых дат |
| Заболевание работника | На основании листка временной нетрудоспособности и заявления работника работодатель обязан произвести перерасчёт ежегодного отпуска |
| Производственная необходимость | Работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска |
Составление графика отпусков
Последовательность составления графика отпусков представлена на схеме на с. 95.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Последовательность составления графика отпусков ¦
L--------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 1. Разрабатываем проект документа с учетом ¦
L-T---------------------------------------------------------------------
¦ ---------------------------------------------------------------¬
+---->¦ положений действующего законодательства об отпусках ¦
¦ L---T-----------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Определяем стаж работы, дающий право ¦
¦ ¦ ¦ на основной ежегодный оплачиваемый отпуск ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Определяем продолжительность отпуска ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ ¦ ¦ Устанавливаем очередность предоставления отпусков ¦
¦ L-->¦ в течение года и распределяем время ухода работников ¦
¦ ¦ в отпуск ¦
¦ L-------------------------------------------------------
¦ ---------------------------------------------------------------¬
+---->¦ особенностей производственного процесса ¦
¦ L---T-----------------------------------------------------------
¦ ¦
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Учитываем наличие вредных или опасных условий труда ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Рассматриваем возможность взаимозаменяемости ¦
¦ ¦ ¦ сотрудников в подразделениях ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ L-->¦ Согласуем отпускные периоды сотрудников ¦
¦ ¦ с планами развития (сворачивания) производства ¦
¦ L-------------------------------------------------------
¦ ---------------------------------------------------------------¬
L---->¦ пожеланий работников ¦
L---------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 2. Заполняем форму N Т-7 ¦
L-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 3. Знакомим работников с графиком отпусков ¦
L-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 4. Вносим изменения в график отпусков ¦
L-----------------------------------------------------------------------
Схема
При составлении графика отпусков нужно учитывать также мнение профсоюза (если он есть) (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Прокомментируем блоки схемы.
Шаг 3. Знакомим работников с графиком отпусков
Утвержденный график отпусков необходимо довести до всех сотрудников компании. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками. Поскольку в унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников, работодатель может:
- дополнить форму N Т-7 недостающей графой. В «шапке» этой дополнительной графы можно дать формулировки: «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)». Поступить так разрешает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Главное, чтобы вносимые изменения были оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, например приказом руководителя организации;
- составить уведомление (лист ознакомления) в произвольной форме. Документ будет являться приложением к графику отпусков.
График отпусков на новых сотрудников
Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.
Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.
Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.
Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.