Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «что делать если затопило архивные документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Источник
Документы по основным средствам
Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).
Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).
Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
Можно ли жить без паспорта?
Если человек решит не оформлять новый паспорт, он столкнется со сложностями. Помимо того, что он не сможет совершить ни одно действие, которое предполагает указание паспортных данных (например, отправка или получение посылок, оформление кредита, регистрация на государственных сайтах услуг и так далее), с некоторой долей вероятности придется еще и расстаться с определенной суммой денег. В КоАП в статье 19.15 указывается: «Проживание по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении гражданина Российской Федерации, обязанного иметь документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт), без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), или по недействительному документу влечет наложение административного штрафа». В Москве и Санкт-Петербурге размер штрафа – от 3000 до 5000 рублей, в других населенных пунктах – от 2000 до 3000 рублей.
При этом обязанности у человека без паспорта точно такие же, как у того, кто имеет на руках действующий документ. То есть ответственность за любые правонарушения он будет нести в соответствии с действующим законодательством.
Второй комментарий к Ст. 284 УК РФ
1. Непосредственным объектом преступления является обороноспособность и экономическая безопасность государства.
2. Объективная сторона преступления характеризуется:
а) действием либо бездействием (нарушение установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну);
б) последствием (утрата последних и наступление тяжких последствий);
в) причинной связью между указанными действиями (бездействием) и последствиями.
Документ, содержащий государственную тайну, — официальный или неофициальный носитель информации о такой тайне (документы официального характера — справки, отчеты и т.п., черновые записи, данные, занесенные на магнитную ленту, фотои кинопленку и т.п.). Предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, являются различные изделия, образцы, модели и материалы, например, отдельные экземпляры или модели техники, приборов, вооружения.
Преступление окончено с момента утраты соответствующих документов, которая, в свою очередь, повлекла наступление тяжких последствий.
Утрата — это выход документов, содержащих государственную тайну, или предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, из владения лица, имеющего допуск к государственной тайне. Уничтожение документов или предметов, составляющих государственную тайну, утраты не образуют, так как это исключает возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Понятие наступления тяжких последствий понимается так же, как в ч. 2 ст. 283 УК РФ.
3. Субъектом преступления может быть только лицо, имеющее допуск к государственной тайне.
4. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожностью (равным образом в виде легкомыслия или небрежности).
Где применяется акт ТОРГ-15
Повреждение ТМЦ возникает, как правило, в результате небрежного обращения с товаром, неправильном хранении и транспортировке. Чтобы списать непригодный товар, назначается специальная комиссия в составе руководителя компании, материально ответственных лиц, а иногда и сотрудника санитарного надзора. После уточнения обстоятельств дела члены комиссии заполняются форму ТОРГ-15 в трех экземплярах.
В документе указывается полный состав комиссии, название недостающего или испорченного товара, его количество, стоимость, причины потерь, возникшие дефекты и возможность дальнейшего использования ТМЦ. Последний момент может подразумевать несколько вариантов:
- продажа товарных ценностей по фактической стоимости;
- продажа товарных или материальных ценностей по сниженной цене;
- полное уничтожение товара;
- вывоз ТМЦ на свалку;
- передача на корм скоту и так далее.
При частичной потере потребительских свойств товар уценивают. Тогда в акте указывают две цены: это стоимость ценностей до и после уценки, также прописывается сумма уценки. Если возникает порча или потеря качества ценностей, и товар не подлежит последующей реализации, то составляется также в трех экземплярах дополнительный акт ТОРГ-16, который подписывается руководителем компании и членами созданной комиссии.
Оформление акта о списании
В случае невозможности дальнейшего использования товара составляется акт о списании. Руководителем предприятия издается приказ, в котором определяется состав комиссии, ее задачи. Акт заполняется в печатном виде одним из членов комиссии и составляется в трех экземплярах (для бухгалтерии, для структурного подразделения, для материально ответственного лица).
Можно воспользоваться унифицированной формой ТОРГ-16:
- название предприятия и его структурного подразделения;
- дата поступления товара (из накладных — товарной ТОРГ-12 или товарно-транспортной 1-Т);
- наименование товара, его код;
Важно! Документ отражает полную информацию о товаре и причинах его списания.
Акт является первичным бухгалтерским документом, поэтому исправления и ошибки в нем недопустимы. Необходимо переделать документ в случае неправильного составления.
Документ подписывается всеми членами ревизионной комиссии и материально ответственным лицом. Внизу руководитель пишет решение о том, за счёт чего будет списан товар:
- виновного лица с указанием фамилии, имени, отчества и должности;
- себестоимости;
- прибыли и др.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.
При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, лучше работников разных отделов.
Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.
Оформление акта. На что обратить внимание
При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.
Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.
Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный акт об отказе подписать акт.
Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2021 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.
Акт составляется в двух экземплярах:
- один остается в компании и отправляется в бухгалтерию для списания имущества или выделения денег на ремонтные работы,
- второй передается сотруднику, причинившему ущерб.
При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Зафиксируйте пропажу документов и проведите расследование
Убедитесь, что документы пропали. Проверьте, не свалились ли они за шкаф или их случайно поместили в другую папку. Спросите у руководителя, не оставил ли он у себя документы на подпись. Также их могли взять секретарь или бухгалтер, уточните у них. Если документы не обнаружили, выясните, не заключала ли компания договоры с кадровыми или архивными организациями. Когда поймете, что документы не найти, оформляйте это письменно.
Составьте акт и докладную записку. В акте отразите, какие документы отсутствуют, в каком кабинете вы располагали их, в каких папках хранили (образец ниже). В докладной записке укажите, когда и при каких обстоятельствах обнаружили пропажу документов, пытались ли вы самостоятельно их разыскать. Акт сделайте приложением к докладной записке и оформите на имя руководителя.
Что делать, если утеряны первичные документы
Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.
- Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
- При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
- Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
- Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
- Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).
Утеря первичных документов: что делать и как избежать
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.
Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.
По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.