Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отчитываться по НДФЛ работодателям: организациям и ИП?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.
Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта
Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.
В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этом8. Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.
Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛ9.
Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий день10. За нарушение этого срока возможен штраф11. А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2019 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 дней12. За отказ тоже предусмотрен штраф13.
Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через суд14, обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.
Чтобы отчитываться по НДФЛ за год по каждому работнику отдельно нужно заполнять справки 2-НДФЛ.
Скачать бланк справки 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС бесплатно.
2-НДФЛ – справка о доходах и исчисленных налогах физического лица. Налоговый агент должен отчитываться по НДФЛ в ИФНС по итогам года за каждого работника отдельно. Заполнение 2-НДФЛ начинается с начала отчетного года. Данные вносятся помесячно. Разные виды дохода имеют разные ставки вычетов, поэтому доходы физлиц вносятся по каждой ставке отдельно. Справка заполняется заглавными буквами, в пустых ячейках формы ставятся прочерки. Если показатель суммы не указывается, то в ячейках прописывают значение «ноль». Не допускается двухсторонняя печать документа и скрепление его нескольких листов степлером.
При сдаче 2-НДФЛ в бумажном варианте налоговый агент должен дополнительно предоставить Реестр справок 2-НДФЛ (приложение 1 приказа ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.08.2018 г.) – сводная таблица с перечнем налогоплательщиков и номерами справок 2-НДФЛ по ним.
Кто обязан сдавать справку 2-НДФЛ
Справку 2-НДФЛ необходимо сдавать в налоговую инспекцию. Это касается тех организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП), которые выплачивают заработную плату сотрудникам. Это сказано в статьях 226 и 230 Налогового Кодекса РФ. В некоторых случаях сдавать 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не нужно. Это касается следующих ситуаций
| В каких случаях не нужно сдавать 2-НДФЛ | Основание |
| если в течение года организация или ИП, имеющий в найме сотрудников, не выплачивали им зарплату и других начислений, которые облагаются НДФЛ. | пункт 2 статьи 230 Налогового Кодекса РФ. |
| ИП, нотариусам и адвокатам, ведущим свою практику | пункт 1 статьи 227 Налогового Кодекса РФ |
| при выплате необлагаемых доходов | Письмо ФНС № БС-4-11/787@ от 19.01.2017, пункт 28 статьи 217 Налогового Кодекса РФ |
| при выплате доходов в случаях, когда физическое лицо должно самостоятельно уплатить налог, например, при выплатах в рамках договора подряда | статьи 227, 228 Налогового Кодекса РФ |
| если были выплачены доходы, указанные в статье 226.1 Налогового Кодекса РФ | cтатья 226.1 Налогового Кодекса РФ |
| если организация купила у физического лица имущество или имущественные права, которые были его собственностью | пункт 1 cтатьи 228 Налогового Кодекса РФ |
| если организация или ИП вручали подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками, например, в рамках рекламных акций. При этом дарящему необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию | пункт 9 статьи 226 Налогового Кодекса РФ, пункт 5 статьи 226 Налогового Кодекса РФ |
| если организация или ИП выступают в качестве комиссионеров | пункт 1 статьи 996 Гражданского Кодекса РФ |
В общем, общее правило такое — нет дохода, при котором организация или ИП выступают в качестве налоговых агентов – нет 2-НДФЛ, поэтому «нулевые» формы 2-НДФЛ также не нужно сдавать. При реорганизации компании, сдавать за нее отчетность должен правопреемник. Это сказано в пункте 5 статьи 230 Налогового Кодекса РФ. Если вдруг у правопреемника есть свои обязательства по сдаче 2-НДФЛ, то в этом случае, он должен отчитаться и по своим обязательствам и за реорганизованную компанию. Это сказано в Письме ФНС № ГД-4-11/582@ от 17.01.2023.
Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:
- НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
- цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).
За какой период выдается
Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.
Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:
- взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
- справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
- справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
- получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.
Предоставление 2-НДФЛ
Справка о доходах лица, имеющего официальное трудоустройство, выдается главой организации, предприятия, частной компании. Работодатель предоставляет документ в ФНС в обязательном порядке или сотруднику по его письменному заявлению.
Таблица 1. Порядок и описание представления документа.
| Объект выдачи | Федеральная налоговая служба | Работник | |
| Информация о доходах каждого работника в течение года | Информация о прибыли работника, с которого не взимались налоги на протяжении года | Сведения о доходах по собственному желанию | |
| Основание | Обязательное требование по ст. 230 НК РФ | Обязательное требование по ст. 226 НК РФ | Письменный запрос по п.3 ст. 230 РФ, ст. 62 ТК РФ |
| Количество экземпляров | Один | Два: один в ФНС, второй – сотруднику организации | Указанное в заявлении |
| Оформление справки | Оригинал | Оригинал | Оригинал |
| Период предоставления | До 1 апреля истекшего календарного года | До 1 марта истекшего налогового периода, когда произошел инцидент | 3 рабочих дня |
| Способ представления |
|
|
|
Работодатель обязан представить справку только сотруднику, с которым подписан трудовой договор. Для военнослужащих, заключивших контракт, налоговым агентом выступает государство. Представление НДФЛ формы 2 осуществляется в Едином расчетном центре Минобороны России.
В каких случаях выдают справку 2-НДФЛ сотруднику
Информация о доходах работника может понадобиться многим организациям:
- коммерческим банкам — чтобы оценить платёжеспособность потенциального заёмщика при принятии решения о выдаче кредита;
- органу социальной защиты — чтобы рассчитать сумму льготы или социальной выплаты;
- судам — для решения трудовых или имущественных споров;
- будущему работодателю — чтобы знать суммы уже полученных налоговых вычетов, и т.д.
Передача справок по ТКС
С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).
Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:
1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;
2) имеет возможность:
- сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
- обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
- сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.
При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.
Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.
После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:
- на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
- в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую
Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.
Из этого правила есть три исключения:
- Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
- Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.
Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.
Для чего выдаётся справка 2-НДФЛ
Работодатель — налоговый агент — обязан подавать в налоговую сведения обо всех, кто получал доходы от организации или предпринимателя за период.
Есть исключения:
- если доходы, выплаченные работнику за период, не облагаются налогами: например, вы за год только вручили сотруднику подарок ценой ниже 4000 ₽;
- вы выплачивали доходы, не являясь налоговым агентом, — например, покупали что-то у физлица, платили ИП или самозанятому;
- вы начислили доходы, но ещё не выплатили их — сведения о выплате придётся подать позднее как уточнение 6-НДФЛ.
Нулевую справку подавать не нужно.
Есть несколько ситуаций, при которых справка 2-НДФЛ включена в список обязательных документов.
- При увольнении сотрудника справка выдаётся по умолчанию.
- Когда гражданин хочет получить кредит в банке. Такой документ предоставляют, чтобы банк мог убедиться в платёжеспособности своего клиента, как нового, так и уже существующего.
- Когда речь идёт о получении различных льгот, а также вычетов. К примеру, форма 2-НДФЛ (теперь КНД 170518) понадобится при получении налогового вычета — возможности вернуть себе часть суммы из уже уплаченных налогов. Решение принимает налоговая инспекция, именно туда нужно предоставить справку.
- Когда гражданину предстоит трудоустройство в новую компанию. Этот документ сотрудник обязательно получает в процессе своего увольнения.
Также эта справка потребуется:
- когда гражданин планирует взять под опеку или усыновить ребёнка;
- в процессе расчёта пенсионных выплат;
- когда речь идёт о получении статуса безработного;
- в ходе судебных разбирательств;
- в процессе выплат по больничному листу или же при оформлении отпуска по уходу за ребёнком.
Иногда справка 2-НДФЛ (форма КНД 170518) нужна для выезда заграницу или же для оформления другого пакета документов по требованию.
Кто выдает справку 2-НДФЛ
В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.
В течение 2020 года (с 10.02.2018) действительна форма справки, утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/ в редакции приказа ФНС от17.01.2018 № ММВ-7-11/ А с 2020 года вводится новый бланк из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/
Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.
В 2020 году заполнять 2-НДФЛ по результатам минувшего года предстоит на одном из двух бланков:
- При подаче документов налоговика – 2-НДФЛ;
- Для предоставления работнику по заявлению последнего – «Справку о доходах и суммах налога физического лица». Она выдается в течение 3-х дней или в день увольнения.
Бланк 2-НДФЛ, предназначенный для ФНС, заполняется работодателем по каждому сотруднику. Он включает основной лист с тремя разделами и приложение. На основном листе содержатся данные о:
- самой компании/ИП как налоговом агенте, который делает отчисления;
- сотруднике, на которого подается справка;
- значениях доходов и налогов за отчетный год;
- налоговых вычетах: стандартных, имущественных, социальных.
Изменения с 2017 года
Новые коды (приказ от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@)
2013 Сумма компенсации за неиспользованный отпуск
2014 Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный – в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях)
2301 Суммы штрафов и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей в соответствии с Законом РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»
2611 Сумма списанного безнадежного долга с баланса организации
3021 Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях