Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение
Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.
В начале находится стандартная информация:
- номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
- день-месяц-год его заполнения,
- ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
- реквизиты сторон.
- В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.
Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.
Основные принципы и правила заполнения СФ
Для создания счета-фактуры используют типовой бланк, предусмотренный Приложением 1 к Постановлению Правительства №1137 от 26.12.11 г. (ссылка в конце статьи).
В нем обязательно отражение всех требуемых законодательством сведений. Основная функция документа — подтвердить отгрузку товара, производство работ или оказание услуг. Не менее важная задача СФ — подтверждение уплаты налога на добавленную стоимость. Именно в соответствии со счетом-фактурой впоследствии засчитывают НДС.
Для всех СФ обязательно проставление порядкового номера. Алгоритм его присвоения в законе особо не оговорен. Как правило, СФ нумеруется в порядке возрастания в пределах налогового периода или календарного года. При необходимости можно резервировать порядковые номера. Министерство финансов допускает и помесячную нумерацию.
Заполнение таблицы СФ
Порядок оформления бланка счета-фактуры определен в Приложении 1 к вышеназванному Постановлению Правительства. В таблице СФ необходимо правильно вписать соответствующие сведения в следующие графы:
- Название товара, описание услуги или работы согласно договору, акту или накладной. Графу 1а заполняют при наличии кода вида товара.
- Код единицы измерения (ЕИ) по Общероссийскому классификатору ЕИ. В графе 2а указывают условное обозначение данной единицы в РФ. Когда предусмотренная договором ЕИ отсутствует в ОКЕИ, а также при предоставлении услуг и производстве работ в этих графах ставят прочерк. Равно как и при лизинге оборудования или аренде помещений.
- Количество товаров, объем услуг или работ.
- Цену или тариф за ЕИ без учета налога на добавленную стоимость.
- Стоимость поставленного по счету товара, оказанной услуги, произведенной работы без НДС.
- При продаже подакцизного товара — сумму акцизного сбора. В ином случае пишут «без акциза».
- Налоговую ставку, которая может быть равна 0, 10, 18 процентов или 10/110, 18/118. Когда налог на добавленную стоимость не уплачивается, нужно писать не «0%», а «без НДС».
- Сумму НДС в рублях и копейках, без округления.
- Стоимость товара с учетом налога на добавленную стоимость.
- Цифровой код государства, где произведен товар. Только для импорта. Его краткое обозначение по ОКСМ вносят в графу 10а. Для товара отечественного производства — прочерк.
- Аналогично предыдущему пункту, при ввозе товара из-за рубежа — номер таможенной декларации. Дистрибьютор вносит данные из счета-фактуры производителя. Если товар приобретен у поставщика, в СФ которого таких сведений не указано — прочерк.
В нижней строке таблицы заполняют три ячейки:
- сумму стоимости всех поставленных товаров без НДС;
- сумму НДС по всему перечню поставленного;
- итоговую сумму стоимости поставки по данному счету-фактуре с учетом НДС.
Заполнение бумажного счета-фактуры (а он может быть и электронным) разрешается в любой форме: только рукописно, только на компьютере или сочетанием этих способов. Подписывают документ глава компании (ИП) и главбух организации. А также лица, имеющие на это право по доверенности и/или приказу руководства.
Как заполнить счёт-фактуру на работы, услуги
При формировании счёта-фактуры на выполненные работы либо оказанные услуги следует учитывать особенности при заполнении отдельных строк и граф.
Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» заполняют только при отгрузке товаров. В счетах-фактурах на работы или услуги в них проставляют прочерки.
В графе 1а «Описание выполненных работ и оказанных услуг» указывают, какие именно услуги или работы были выполнены. Описание должно быть таким, чтобы при проверке можно было правильно идентифицировать работы, услуги.
В графах 1б «Код товара», 10-10а «Страна происхождения товара» и 11-13 ставят прочерки.
В графах 2, 2а, 3 и 4 проставляют единицы измерения и количество, если:
- у работ, услуг есть цена за единицу измерения — например, в договоре прописана почасовая цена консультационных услуг;
- единица измерения есть в разделе 1 или 2 ОКЕИ.
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Изменения в электронных счетов-фактур в зашифрованном виде
С 1 июля существенно ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде. Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:
- нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
- при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
- оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя/продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Электронный счет-фактура считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного должностного лица продавца и направлен через оператора ЭДО через ТКС.
Электронный счет-фактура считается выставленным/полученным, если продавцу/покупателю поступило соответствующее подтверждение от оператора ЭДО, а датой их выставления/получения считается дата, указанная в таком подтверждении (п.п. 8–9 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Как заполнить пустые строки и графы?
В проекте постановления Правительства РФ N 1137 предусматривалось, что если в строке и графе никаких данных нет, то в соответствующую ячейку надо вписать слова «показатель отсутствует». Сложно представить, как выглядели бы счета-фактуры, в которых таких показателей оказалось бы много.
К счастью, чиновники вернулись к тому, чтобы в указанных случаях ставить в ячейках прочерки. Это предусмотрено для:
- строки 1а при отсутствии исправлений в счете-фактуре;
- строки 2б (ИНН и КПП) при заполнении счета-фактуры налоговым агентом;
- строк 3 и 4 (наименования соответственно грузоотправителя и грузополучателя) при выполнении работ (оказании услуг), передаче имущественных прав налоговым агентом;
- строки 5 (реквизиты платежно-расчетного документа) при безденежной форме расчетов;
- таблицы счета-фактуры при отсутствии значений единицы измерения и, как результат, цены (тарифа) за единицу в соответствующих графах;
- строк 3 и 4, а также граф 2 — 6, 10 и 11 при получении суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
При отсутствии акциза или по операциям, перечисленным в п. 5 ст. 168 НК РФ, в необходимых графах (6, 7 и 8) пишется соответственно «без акциза» и «без НДС».
Особенности для договоров комиссии
Поскольку Налоговый кодекс содержит некоторые нюансы для случаев, когда применяются договоры комиссии и им подобные, соответствующие особенности были отражены и в Постановлении N 914, хотя их нельзя было признать достаточными. Некоторые пробелы в этом отношении устранены Постановлением Правительства РФ N 1137.
Так, в прежнем документе говорилось только, что при составлении счета-фактуры комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), реализующему товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени (далее — комиссионер-реализатор), а также при составлении в указанном случае счета-фактуры комиссионером (агентом) покупателю в строке 1 таких счетов-фактур указывается единая дата — день выписки счета-фактуры комиссионером (агентом) покупателю.
Теперь порядок заполнения данной строки дополнен и для случая приобретения комиссионером (агентом) товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени (далее — комиссионер-покупатель). Такой комиссионер, выставляя счет-фактуру комитенту, указывает дату счета-фактуры, выставляемого продавцом комиссионеру (агенту). Причем и те, и другие комиссионеры, а в первом случае и комитенты нумеруют такие счета-фактуры в соответствии с их индивидуальной хронологией.
Для комиссионера-покупателя уточнено также, что в строке 2 счета-фактуры он указывает полное или сокращенное наименование продавца — юридического лица согласно учредительным документам, фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя, а в строке 2а — его местонахождение (место жительства), в строке 2б — его ИНН и КПП.
Обратите внимание! Учитывая недостаточность имевшихся в Постановлении N 914 норм для операций по договорам комиссии, ФНС России довольно подробно дополнила их Письмом от 04.02.2010 N ШС-22-3/85@, согласованным с Минфином. Активным участникам договоров комиссии следует иметь в виду, что разъяснения налоговиков в определенной степени отличаются от соответствующих положений Постановления Правительства РФ N 1137.
Что касается заполнения строк 2, 2а и 2б комиссионером-покупателем, рекомендации налоговиков совпадают с нормами Постановления Правительства РФ N 1137. Но Минфин в отношении данных строк заметил следующее.
Итоговая шпаргалка (пямятка)
| Поле | Платежка по ЕНП | Платежка вместо уведомления о начислениях | Платежки не на ЕНС |
| Плательщик (поле 8) | Краткое наименование организации или обособленного подразделения; Ф.И.О предпринимателя |
||
| КПП плательщика (поле 102) | У российских организаций – «0», но допустимо указать КПП плательщика. У ИП – «0» | КПП, присвоенный инспекцией, куда организация платит налоги, сборы или взносы. У ИП – «0» | |
| Статус плательщика (поле 101) | 01 | 02 | 01 |
| КБК (поле 104) | КБК ЕНП – 18201061201010000510 | КБК налога, сбора или взносов | КБК налога или сбора |
| ОКТМО (поле 105) | 0, но допустимо указать ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж | ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж | |
| Основание платежа (поле 106) | |||
| Налоговый период (поле 107) | Период, за который перечисляете налог или взносы | ||
| Номер документа-основания платежа (поле 108) | |||
| Дата документа-основания платежа (поле 109) |
В каких случаях ФНС может отказать в вычете?
При получении счета-фактуры от исполнителя заказчику следует проверить наличие всех обязательных реквизитов, верность их отражения.
Отсутствие или неверное указание некоторых реквизитов в с/ф может повлечь за собой отказ налоговой в вычете.
Например, ошибки в написании ИНН и КПП сторон является поводом для непринятия с/ф.
Также серьезной ошибкой будет неверное написание валюты платежа или ее код.
Отказ в возмещении налога поступит, если невозможно будет точно идентифицировать услуги, заявленные исполнителем. Услуги должны быть не только поименованы, должно присутствовать указание на документ, определяющий порядок оказания, выполнения или сдачи этих услуг. Детализация должна быть достаточной для верного определения вида услуг и их характера.
Примеры формулировок наименования услуг:
- ремонтные работы по акту №12 от 01.09.2016;
- услуги бухгалтерского сопровождения по договору №1 от 01.02.2016;
- услуги по маркетинговому исследованию рынка строительных материалов за апрель – июнь 2016.
Порядок заполнения граф счета-фактуры
Согласно Постановлению N 914 в графах 1 — 11 счета-фактуры указываются следующие сведения о реализованном товаре (работе, услуге), переданном имущественном праве:
графа 1 — наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
графа 2 — единица измерения (при возможности ее указания).
Отметим, что в подпункте 5 пункта 5 статьи 169 НК РФ определено, что в счете-фактуре должны быть указаны наименования поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг).
В случае выполненных работ или оказанных услуг в графе 1 счета-фактуры указывается конкретный характер работ или услуг; дополнительно можно указать номер договора, связанного с выполнением оказанных работ или услуг.
Единица измерения указывается при возможности ее указания;
графа 3 — количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);
графа 4 — цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданного имущественного права за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;
графа 5 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога.
Графы 3 и 4 «количество» и «цена» заполняются только в том случае, если есть реальная возможность их указания. Поэтому если, например, счет-фактура оформляется на оказание услуг, то единица измерения и соответственно цена за единицу не указываются.
Если по одному документу отгружается различная номенклатура товаров, итог общей стоимости без учета налога (графа 5) проставлять не нужно. Это вытекает из формы счета-фактуры — отсутствует итоговая ячейка;
графа 6 — сумма акциза по подакцизным товарам. Заполняется в том случае, если отгружаются подакцизные товары;
графа 7 — налоговая ставка. В графе 7 указывается соответствующая товару налоговая ставка. Напомним, что в соответствии с нормами статьи 164 НК РФ применяемые ставки НДС — 0%, 10% и 18%;
графа 8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.
В графе 8 по строке «Всего к оплате» указывается итоговая сумма налога;
графа 9 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы НДС.
В графе 9 по строке «Всего к оплате» указывается итоговая стоимость поставляемых по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом налога;
графа 10 — страна происхождения товара;
графа 11 — номер таможенной декларации.
Обратите внимание!
Графы 10 и 11 заполняются в том случае, если страной происхождения отгружаемых товаров не является Российская Федерация. Отметим, что указание страны происхождения товара в счете-фактуре предусмотрено и подпунктом 13 пункта 5 статьи 169 НК РФ. Причем как указано в пункте 5 статьи 169 НК РФ:
«Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах».
В том случае, если налогоплательщик приобретает импортные товары, предназначенные для изготовления продукции на территории Российской Федерации, то при ее реализации эти графы не заполняются. Об этом, в частности, сказано в письме УМНС Российской Федерации по городу Москве от 8 сентября 2004 года N 24-11/58376.
Может случиться и так, что налогоплательщик при реализации российских товаров заполнит графу 10, то есть в качестве страны происхождения укажет «Россия». Это не может квалифицироваться в качестве нарушения. О том, что такой счет-фактура сможет служить основанием для вычета, свидетельствуют письма налоговых органов: письмо УМНС Российской Федерации по городу Москве от 14 января 2004 года N 24-11/01908, письмо УМНС Российской Федерации по Московской области от 29 октября 2004 года N 06-36/1.
На это указывает и судебная практика: указание в графе 10 счета-фактуры «Российская Федерация» или «Россия» как страны происхождения товаров не может являться основанием для отказа в принятии к вычету (например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 августа 2004 года по делу N А56-1467/04).
В отношении заполнения граф 1 — 11 счета-фактуры стоит заметить, что при сравнении требований НК РФ и Постановления N 914 различия касаются лишь заполнения некоторых граф при передаче имущественных прав. Исходя из буквального прочтения текста НК РФ следует, что в счете-фактуре на передачу имущественных прав заполняются лишь графы 5, 7, 8 и 9 типовой формы счета-фактуры. Однако в данном случае, как нам кажется, более логичными выступают нормы Постановления N 914 — заполнение граф 1, 5, 7, 8 и 9.
Как заполнить счёт-фактуру по новой форме: таблица
Для удобства в таблице собраны все строки и графы новой формы счёта-фактуры и указания по их заполнению.
| Строки | Что заполнять | Графы таблицы | Что заполнять | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Номер счёта-фактуры | 1 | Порядковый номер записи об отгруженных товарах | |
| 1a | Номер исправления | 1a | Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права | |
| 2 | Продавец | 1б | Код вида товара (по ТН ВЭД ЕАЭС) | |
| 2a | Адрес | 2 | Единица измерения | код |
| 2б | ИНН/КПП продавца | 2a | условное обозначение (национальное) | |
| 3 | Грузоотправитель и его адрес | 3 | Количество (объём) | |
| 4 | Грузополучатель и его адрес | 4 | Цена (тариф) за единицу измерения | |
| 5 | К платёжно-расчётному документу № … от … | 5 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога | |
| 5а | Документ об отгрузке № п/п | В том числе сумма акциза | 6 | |
| 6 | Покупатель | 7 | Налоговая ставка | |
| 6a | Адрес | 8 | Сумма налога, предъявляемая покупателю | |
| 6б | ИНН/КПП покупателя | 9 | Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом | |
| 7 | Наименование и код валюты | 10 | Страна происхождения товара | цифровой код |
| 8 | Идентификатор государственного контракта, договора (при наличии) | 10а | краткое наименование | |
| 9 | Всего к оплате | 11 | Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости | |
| 12 | Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости | код | ||
| 12а | условное обозначение | |||
| 13 | Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости |
Счет-фактура: сущность
Оформление счетов-фактур — обязательное требование для плательщиков НДС. Подробное пояснение по этому вопросу приводится в НК РФ (ст. 169). Контролирующая инстанция принимает бумагу в роли основания при учете ценностей и прав на имущества. Кроме того, существует порядок применения счетов-фактур другими субъектами — налоговыми агентами, а также иными участниками товарно-хозяйственных отношений.
По правилам бухучета счет-фактура — бумага, относящаяся к категории первичной отчетности. Форма и порядок заполнения оговорен на законодательном уровне. В текущее время налогоплательщики ориентируются на документ Правительства РФ под номером 1137. В нем выделяются правила оформления, а также отмечается возможность сдачи документа в двух формах — электронной и бумажной.
Счет-фактура — сопроводительный документ, который оформляется при проведении различных операций. Подготовка бумаги производится на базе счета, выставленного ИП или компанией. В процессе торговли рассматриваемый документ замещается товарной накладной.
Внешне это бумага, в которой отражены основные данные о товаре (услуге), сторонах сделки и стоимости. Если продавец платит НДС, прописывается параметр налога.
В каких случаях ФНС может отказать в вычете?
При получении счета-фактуры от исполнителя заказчику следует проверить наличие всех обязательных реквизитов, верность их отражения.
Отсутствие или неверное указание некоторых реквизитов в с/ф может повлечь за собой отказ налоговой в вычете.
Например, ошибки в написании ИНН и КПП сторон является поводом для непринятия с/ф.
Также серьезной ошибкой будет неверное написание валюты платежа или ее код.
Отказ в возмещении налога поступит, если невозможно будет точно идентифицировать услуги, заявленные исполнителем. Услуги должны быть не только поименованы, должно присутствовать указание на документ, определяющий порядок оказания, выполнения или сдачи этих услуг. Детализация должна быть достаточной для верного определения вида услуг и их характера.
Примеры формулировок наименования услуг:
- ремонтные работы по акту №12 от 01.09.2016;
- услуги бухгалтерского сопровождения по договору №1 от 01.02.2016;
- услуги по маркетинговому исследованию рынка строительных материалов за апрель – июнь 2016.