Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.
Характеристики служебных записок
Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.
В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.
Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.
Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец
Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.
Обычно, к запросу предъявляются требования:
- В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
- Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
- Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.
Заявка на поставку бумаги для нужд лечебно-профилактических учреждений
¦Ролики для аппаратов ¦12/210/30 ¦24 шт.
¦ролик ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦факсимильной связи, ¦(диаметр ¦в упаковке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦использующих в качестве ¦втулки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦носителя информации ¦мм/ширина,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦термобумагу. Должен быть ¦мм/длина ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изготовлен из термобумаги ¦намотки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦плотностью 55 г/кв.
м, ¦м) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦произведенной ведущими ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦европейскими производителями ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(JTK, Финляндия или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦эквивалент).
Должна ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦обеспечивать срок сохранности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦информации не менее 5 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при соблюдении условий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения для термобумаги. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Выпускается с контрольной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полосой — линией, наносимой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по краям ролика так, чтобы не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мешать чтению документа, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦появляющейся за 0,5 м до ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦окончания ролика и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сигнализирующей о его ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦окончании.
Рекомендуем прочесть: Когда перечислить ндфл с апрельской зарплаты 2021 выплаченной 30 апреля
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Должны быть упакованы в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦термоусадочную пленку и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦телескопические гофрокороба. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Срок годности не ограничен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———-+————-+———+——+——+———-+ ¦6.
¦Ролики для аппаратов ¦12/216/21 ¦30 шт.
в ¦ролик ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦факсимильной связи, ¦(диаметр ¦упаковке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦использующих в качестве ¦втулки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦носителя информации ¦мм/ширина,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦термобумагу. Должен быть ¦мм/длина ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изготовлен из термобумаги ¦намотки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦плотностью 55 г/кв. м, ¦м) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦произведенной ведущими ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦европейскими производителями ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(JTK, Финляндия или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦эквивалент).
Должна ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦обеспечивать срок сохранности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦информации не менее 5 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при соблюдении условий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения для термобумаги. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Выпускается с контрольной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полосой — линией, наносимой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по краям ролика так, чтобы не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мешать чтению документа, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦появляющейся за 0,5 м до ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦окончания ролика и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сигнализирующей о его ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦окончании. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Должны быть упакованы в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦термоусадочную пленку и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦телескопические гофрокороба.
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Срок годности не ограничен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——————————+———-+————-+———+——+——+———-+ ¦7.
¦Бумага перфорированная с ¦210/610/12¦2000 листов ¦пачка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отрывной перфорацией в стопе. ¦(ширина, ¦в коробке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Однослойная перфорированная ¦мм/длина, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бумага предназначена для ¦м/шаг, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ежедневной печати большого ¦дюйм) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦объема информации на матричных¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦принтерах. Бумага должна быть ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦произведена с использованием ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сырья, обеспечивающего высокое¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Закупка канцтоваров для офиса: правила оформления внешней заявки на канцтовары
Образец заявки на приобретение канцтоваров также рекомендован для составления в табличной форме. В перечень необходимо включить наименования нужных вещей и их точное количество. Задача облегчается тем, что для составления можно использовать специальные компьютерные приложения, после чего готовый документ достаточно просто распечатать.
Главное отличие внешней заявки от внутренней заключается в том, что в нижней части такого документа в обязательном порядке указывается подпись не только заявителя, но и непосредственного руководителя того предприятия, которое должно обеспечить выдачу необходимой канцелярии в том объеме, которого должно хватить на определенный срок всем представителям компании, начиная от руководства и заканчивая персоналом.
Составление внешней заявки на приобретение канцтоваров основывается на нормах потребления, которые обозначаются на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Существуют также усредненные нормативы, установленные действующим законодательством, основываясь на этих сведениях, можно планировать бюджет заблаговременно и нормировать расходы конкретной компании, используя такой документ в качестве своеобразного ориентира.
Как написать служебную записку
Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.
При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.
Как правило, записка выражает предложение или просьбу относительно одного из указанных вопросов, но может содержать и иную служебную информацию. Записка, составленная с целью объяснения причин невыполнения служебных задач и направленная на имя руководителя, называется объяснительной запиской.
Характеристики служебных записок
Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.
Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.
В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.
Особенности электронного документооборота
В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.
Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.
Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).
Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Обоснование на этапе планирования
Одним из принципов контрактной системы является планирование.
Но до размещения плана-графика бюджетное учреждение размещает план финансово-хозяйственной деятельности (ФХД). План ФХД является ключевым документом экономического планирования для автономных и бюджетных учреждений. Без утвержденного ПФХД деятельность организации бюджетной сферы недопустима.
На основании плана ФХД организация планирует и свою закупочную деятельность на ближайший период. Главный распорядитель утверждает бюджет на очередной и плановый периоды, а распорядитель доводит финансирование до подведомственных бюджетных учреждений. Заказчики-бюджетники формируют план-график на основании плана ФХД.
На основании заявок, служебных записок и т.д. выясняется потребность организации в тех или иных товарах, работах и услугах. Ответственными лицами организации, обычно это специалисты планово-экономического отдела, принимается решение в обоснованности потребностей на основании этих документов и показателей предыдущих годов. Есть ситуации, когда экономический отдел отказывает в приобретении чего-нибудь либо «режет заявку».
Обоснование в плане-графике
После предыдущих этапов заказчик переходит к формированию плана-графика. Теперь это единственный документ планирования, который необходимо формировать в ЕИС. План-график утверждается в течение 10 рабочих дней после (ч. 6, 7 ст. 16 Закона № 44-ФЗ, п. 12 Порядка № 1279) доведения лимитов бюджетных обязательств до государственного (муниципального) заказчика.
При определенных обстоятельствах необходимо вносить изменения в план-график, эти действия требуют обоснования. Вот что писать в обосновании при изменении плана закупки по 44-ФЗ:
- изменения были внесены в требования к товарам, работам, услугам (в т.ч. предельной цене) или нормативным затратам по ст. 19 44-ФЗ;
- изменения внесли в связи с уменьшением или увеличением доведенных до заказчика объема денежных обязательств;
- изменения произошли в показателях планов (программ) финансово-хозяйственной деятельности госучреждений, ГУП и МУП;
- внесение корректировок в решения или соглашения о предоставлении субсидий;
- реализация решения, которое принято после обязательного общественного обсуждения госзакупки по ст. 20 44-ФЗ;
- отражение экономии, которая возникла в процессе определения поставщика;
- уточнение сведений о предмете торгов;
- исполнение предписания контрольных органов;
- признание конкурентной процедуры несостоявшейся.
Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец
Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.
| Название | Перечень | Описание |
| Расходные материалы |
|
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени. |
| Предметы разного времени использования |
|
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут |
В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.
Образец служебной записки на канцтовары
Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.
Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.
Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.
Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Получается что не достаточно просто подойти и сказать, что вам требуются какие-то канцелярские товары, надо подавать обязательно такую вот записку, это оказалось очень просто.
Я когда-то писала такую записку, но сильно не размахнёшься, особенно если это бюджетное учреждение и ждать пока привезут все необходимые материалы, которые вы заказали приходиться долго.
Я раньше не умела писать такие записки и подавала всё списком, начальство всё устраивало, но это у нас, я не призываю игнорировать подобные правила, записку можно приложить к документам.
Основные требования к заполнению
Оформить служебную записку можно самостоятельно, особенно, если на предприятии не имеется установленного образца. Но есть перечень реквизитов, которые нужно включить в документ в обязательном порядке:
- Справа сверху – должность и ФИО сотрудника, который является адресатом, т. е. получателем документа.
- Немного ниже отмечается составитель бумаги, т. е. лицо, которое формирует обращение.
- Строкой ниже по центру отображается его название.
- Далее указывается цель его составления: «на закупку материалов», «на получение материалов со складского помещения».
- Просьба о предоставлении.
- В нижней части прописывается регистрационный номер и дата, в которую производится оформление записки.
- Подпись и расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица.
Допускается включение таблицы с перечнем предметов канцелярии или оформление ее посредством отдельного приложения.
Основные правила написания
Служебка на приобретение, замену или о неисправности может быть подана как в электронном, так и в “бумажном” виде.
Единого установленного стандарта для нее не существует, но в отдельных фирмах есть принятые шаблоны – их можно найти в локальной документации или папке “Шаблоны” корпоративной электронной почты.
О чем бы ни шла речь такой документ будет содержать:
Начинается такой документ, как и все остальные – с “шапки”. Она оформляется в правом верхнем углу документа. Как уже говорилось, адресатом скорее всего будет не глава фирмы, а руководитель айти-службы вашего предприятия. Уточните этот вопрос перед написанием.
Далее, по центру – заголовок, ниже текст. Информационная часть начинается со слов “Довожу до Вашего сведения, что…” – и далее пишете, что у вас случилось, в зависимости от ситуации. Например, вам выдали старый компьютер, который вообще не работает или постоянно выключается и его требуется заменить.
Если вам просто не выдали машину, в информационной части нужно дать понять, что работа простаивает из-за отсутствия у вас компьютера, например, что вы были приняты на работу уже два дня назад и за это время вам все еще не выделили персональный компьютер. Далее следует просьба, затем подпись и дата написания.